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PRINCE2-Prozesse
Die insgesamt sieben Prozesse in PRINCE2 definieren die notwendigen Aktivitäten für ein erfolgreiches Projekt:
- Lenken,
- Managen und
- Liefern
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Was passiert in den einzelnen Prozessen?
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1) Vorbereiten eines Projektes (SU=Starting up a Project)
Open or CloseDas Ziel dieses Prozesses ist es, festzustellen ob es sich bei diesem Projekt um ein durchführbares und lohnendes Projekt handelt und daher eine Initiierung / Planung des Projektes überhaupt gerechtfertigt ist.
Es ist ein Prozess vor Beginn des eigentlichen Projektes, bevor die Ressourcen festgelegt werden.
Seine Haupt-Eingangsgröße ist das Projektmandat, welches dem Auftraggeber des Projektes erteilt wird.
Der Prozess beinhaltet neben der- Ernennung des Auftraggebers und
- des Projektmanagers, die Identifizierung weiterer leitender Entscheider, die zur
- Besetzung des Lenkungsausschusses (project board) benötigt werden, und die das Projekt überwachen.
Die Gründe für das Projekt, der Umfang und der Lösungsansatz des Projektes werden in einer Projektbeschreibung dargestellt. Zusätzlich wird ein Plan für die Initiierungsphase erstellt, um zu erkennen, welchen Aufwand die Planung für dieses Projekt ausmacht.
Die Aktivitäten des Prozesses „Vorbereiten eines Projekts“ sind:
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- Open or Close
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2) Initiieren eines Projektes (IP=Initiation a Project)
Open or CloseZweck des Prozesses Initiieren eines Projekts ist es, eine solide Grundlage für das Projekt zu schaffen, die der Organisation ein klares Bild davon vermittelt, was mit den geplanten Arbeiten verbunden ist, bevor größere finanzielle Mittel zugesagt werden.
Damit ein Projekt genehmigt werden kann, muss es sorgfältig geplant werden und zeigen, wie es seine Ziele erreichen will.
Um Klarheit für die Zusammenarbeit im Projekt zu schaffen, werden vorerst die 4 Managementstrategien erstellt. Hierbei wird unter anderem- eine Stakeholderanalyse angewendet und
- verschiedene Register für die Steuerung des Projektes eingerichtet. Anschließend wird der
- Projektplan mittels der Produktbasierten Planungstechnik erstellt und parallel die Projektsteuerungsmittel (Berichtswesen und Phasenaufteilung) eingerichtet.
Die während der Planung gewonnenen Schätzungen fließen nun in einen detaillierteren Business Case.
Alle Managementstrategien sowie der Projektplan und wichtige Aspekte aus der Projektbeschreibung (Prozess Vorbereiten eines Projektes) fließen nun in die Projektleitdokumentation (Project Initiation Documentation, PID), welche auch als Vertrag zwischen Projektmanager und Lenkungsausschuss bezeichnet werden kann.
Anschließend folgt der Prozess Lenken eines Projektes, um zu entscheiden ob eine Freigabe für das Projekt als Ganzes erteilt werden kann.
Die Aktivitäten des Prozesses „Initiieren eines Projekts“ sind:
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- Open or Close
- Open or Close
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3) Managen eines Phasenüberganges (SB=Managen a State Boundary)
Open or CloseMit diesem Prozess wird das Grundprinzip "Steuern über Managementphasen" umgesetzt.
Jeweils gegen Ende einer laufenden Managementphase beginnt der Projektmanager mit der Vorbereitung/Planung der nächsten Phase.
Er sammelt Informationen, aktualisiert den Business Case und den Projektplan um dem Lenkungsausschuss zu ermöglichen eine objektive Entscheidung über den weiteren Verlauf des Projektes zu treffen. Dieser Prozess wird ebenfalls verwendet um während einer laufenden Phase, nach der Meldung einer Ausnahme seitens des Projektmanagers (verursacht durch das Überschreiten von Toleranzen), eine Phasenkorrektur zu managen (Ausnahmeplan erstellen).
Die Aktivitäten des Prozesses "Managen eines Phasenübergangs" sind:
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- Open or Close
- Open or Close
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4) Steuern einer Phase (CS=Controlling a Stage)
Open or CloseDer Zweck des Prozesses Steuern einer Phase ist, die anfallenden Arbeiten zuzuweisen und zu verfolgen, offene Punkte zu bearbeiten, erzielte Fortschritte an den Lenkungsausschuss zu berichten und ggf. Korrekturmaßnahmen einzuleiten, damit die Phase innerhalb der Toleranzen bleibt.
Dieser Prozess beschreibt das tagtägliche Management durch den Projektmanager.
Die Aktivitäten des Prozesses „Steuern einer Phase“ sind:
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- Open or Close
- Open or Close
- Open or Close
- Open or Close
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5) Managen der Produktlieferung (MP=Managen Product Delivery)
Open or ClosePRINCE2 arbeitet nach dem Grundprinzip der Produktorientierung.
Ein Produkt kann ein körperlicher Gegenstand oder ein eher immaterieller Gegenstand wie ein Dienstleistungsvertrag sein. Tatsächlich ist alles, was von PRINCE2 erzeugt wird, ein Produkt, einschließlich der Dokumente.
Im Gegensatz zu Spezialistenprodukten (d. h. den Dingen, die das Projekt eigentlich liefert) sind die von der Methode PRINCE2 definierten Produkte zur Steuerung des Projektes, Managementprodukte.
Die Produkterstellung wird von Teammanagern verantwortet, welche intern aus der Organisation des Auftraggebers oder von einem externen Lieferanten stammen und nicht zwingend Personalverantwortung tragen.
Im Prozess Managen der Produktlieferung wird die Beziehung zwischen Projektmanager und Teammanager geregelt. Hier werden schließlich die Produkte des Projekts erzeugt und somit der größte Teil der Projektressourcen eingesetzt.
Die Aktivitäten des Prozesses „Managen der Produktlieferung“ sind:
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- Open or Close
- Open or Close
- Open or Close
- Open or Close
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6) Abschließen eines Projektes (CP=Closing a Project)
Open or CloseDer Zweck des Prozesses Abschließen eines Projekts ist es, einen Punkt zu definieren, an dem die Abnahme des Projektendprodukts bestätigt wird, und anzuerkennen, dass die in der ursprünglichen Projektleitdokumentation definierten Ziele (oder auch genehmigte Änderungen dieser Ziele) erreicht worden sind oder mit dem Projekt keine weiteren Ergebnisse erzielt werden können.
Egal ob das Projekt abgebrochen oder wie geplant abgeschlossen wird, der Prozess „Abschließen eines Projektes“ erfolgt immer als letzter vom Projektmanager auszuführender Prozess. Hierbei findet die finale Übergabe des Projektendproduktes statt, der Projektmanager nimmt (sofern noch nicht geschehen) die Erfahrungen aus dem gesamten Projekt auf, er kümmert sich darum, dass noch ausstehende Offene Punkte von der Linie übernommen werden können und spricht schlussendlich gegenüber dem Lenkungsausschuss die Empfehlung aus, das Projekt zu schließen.
Nach dem Prozess Abschließen eines Projekts wird ein letztes Mal der Prozess Lenken eines Projektes ausgeführt um den Projektabschluss freizugeben, dafür zu sorgen, dass noch ausstehende Arbeiten von der Linie verantwortet werden und der Nutzenrevisionsplan an die hierfür vorgesehen Instanz übergeben wird.
Letzte Aktionen sind dann die Ankündigung des Projektabschlusses an das Unternehmen und die Auflösung des Lenkungsausschusses.
Die Aktivitäten des Prozesses „Abschließen eines Projekts“ sind:
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- Open or Close
- Open or Close
- Open or Close
- Open or Close
- Open or Close
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7) Lenken eines Projektes (MP=Directing a Project)
Open or CloseDieser Prozess ist durch die Funktionen des Lenkungsausschusses definiert, der für das gesamte Projekt verantwortlich ist.
Der Projektmanager informiert den Lenkungsausschuss mit regelmäßigen Berichten, die täglichen Management-Aufgaben des Projekts bleiben dem Projektmanager überlassen.
Der Lenkungsausschuss wird im Idealfall nur an den Phasengrenzen eingebunden, wo er den bisherigen Fortschritt billigen und den Übergang in die nächste Phase freigeben muss.
Getreu dem Grundprinzip „Steuern nach dem Ausnahmeprinzip“ (Management by Exception), greift der Lenkungsausschuss während einer laufenden Phase nur ein, wenn der Projektmanager eine voraussichtliche Überschreitung seiner Phasentoleranzen meldet oder es zwingende (externe) Gründe gibt in das Geschehen einzugreifen.
Außerdem trägt der Lenkungsausschuss die Verantwortung für die Kommunikation mit den Stakeholdern.
Die Aktivitäten des Prozesses „Lenken eines Projekts“ sind:- Initiierung freigeben (DP1)
- Projekt freigeben (DP2)
- Phasen- oder Ausnahmeplan freigeben (DP3)
- Ad-hoc-Anweisungen geben (DP4)
- Projektabschluss freigeben (DP5)
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